Mencatat pengeluaran
Untuk: kasir, pemilik, pengelola · Di: HP, komputer, web · Tanpa internet: –
Catat setiap uang yang keluar dari usaha, juga yang kecil seperti gas atau plastik. Tanpa catatan itu, isi laci tidak cocok dan laba tidak bisa dihitung.
Setiap pengeluaran punya jenis. Jenis menentukan apakah uang itu mengurangi laba:
| Jenis | Contoh | Mengurangi laba? |
|---|---|---|
| Biaya | gas, sewa, listrik, gaji | ya |
| Beli barang | belanja barang yang dijual lagi | tidak, karena dihitung saat barangnya terjual |
| Bayar utang | membayar pemasok atas barang atau biaya bertempo | tidak, karena barangnya dihitung saat dibeli |
| Ambil pribadi | uang laci untuk belanja rumah tangga | tidak, karena bukan biaya usaha |
Biaya dipilih kategorinya, misalnya "Bahan & gas", "Listrik", "Sewa", "Gaji", atau "Lain". Kategori "Lain" wajib diberi keterangan.
Daftar kategori diatur tim Serloka untuk semua usaha: kategori bisa ditambah, namanya diganti, atau berhenti ditawarkan. Perubahannya sampai ke HP dan komputer kasir saat sinkron berikutnya; sebelum itu, perangkat memakai daftar dari sinkron terakhir. Kategori yang berhenti ditawarkan tidak bisa dipilih lagi, tetapi pengeluaran lama tetap tampil dengan namanya, dan pengeluaran yang terlanjur dicatat tanpa internet dengan kategori itu tetap diterima. Laporan dan unduhan memakai nama kategori yang terbaru.
Warung makan: bahan yang dimasak (beras, telur, minyak) dicatat sebagai Biaya, kategori "Bahan & gas". Barang yang dijual apa adanya (air mineral, rokok) dicatat sebagai Beli barang. Alasannya di Laba rugi.
Di HP dan komputer kasir
Pengeluaran dicatat di Laci, juga tanpa internet. Di HP, pemilik dan pengelola juga bisa mencatatnya dari Buku; di komputer, "Catat pengeluaran" di Buku membuka Laci.
- Buka Laci (atau Buku di HP). Di "Pengeluaran dan setoran hari ini", tekan "Catat pengeluaran".
- Isi jumlahnya, pilih jenis, dan untuk biaya pilih kategorinya.
- Pemilik dan pengelola memilih "Uangnya dari": "Laci" atau "Luar laci" (misalnya dari rekening atau dompet sendiri). Kasir selalu dari laci.
- Tulis keterangan kalau perlu, lalu tekan "Simpan".
Pengeluaran dari laci langsung mengurangi "Seharusnya" di shift yang terbuka. Kasir hanya bisa mencatat biaya dan beli barang dari laci. Ambil pribadi dan uang dari luar laci dicatat pemilik atau pengelola.
Untuk uang yang dimasukkan ke laci dari luar penjualan, misalnya tambahan uang kembalian, tekan "Setoran ke laci". Setoran bukan omzet.
Buku di HP dan komputer (pemilik dan pengelola; di komputer menu terakhir, Ctrl+9) merangkum "Pengeluaran hari ini" yang dicatat di perangkat itu per jenis; stok masuk hari ini ikut di sana sebagai beli barang. Di sampingnya ada kartu "Stok", "Kasbon pelanggan", dan "Utang ke pemasok" per sinkron terakhir (Stok barang, Kasbon pelanggan dan utang ke pemasok), serta tombol "Stok masuk" dan "Hitung ulang". Di komputer setiap kartu membuka layar pencatatnya: pengeluaran ke Laci, stok ke Stok, kasbon dan utang ke Kasbon.
Di web
Buka menu Pengeluaran. Pilih tanggal atau periode, dan saring jenisnya di "Semua jenis".
- "Biaya (mengurangi laba)" menjumlahkan biaya per kategori.
- "Uang keluar bukan biaya" menjumlahkan beli barang, bayar utang, dan ambil pribadi. Stok masuk dari menu Stok ikut tampil sebagai beli barang, dan dibatalkan di sana (Stok barang).
- Daftarnya memuat catatan dari HP, komputer kasir, dan web: siapa yang mencatat, di perangkat mana, dan dari laci atau luar laci.
Pelunasan kasbon ikut tampil di sini sebagai uang masuk. Pelunasan dicatat di menu Kasbon (HP dan komputer) atau Kasbon & utang (web), karena perlu menyebut pelanggannya (Kasbon pelanggan dan utang ke pemasok).
"Catat pengeluaran" di web hanya untuk uang dari luar laci, misalnya sewa yang dibayar lewat transfer, atau untuk biaya dan beli barang yang dibayar nanti: pilih "Dibayar" "Tempo (utang ke pemasok)", lalu pemasoknya. "Bayar utang" juga dicatat di sini atau lewat "Bayar" di Kasbon & utang (Kasbon pelanggan dan utang ke pemasok). Uang yang diambil dari laci dicatat di HP atau komputer kasir supaya isi laci tetap benar.
Pengeluaran dari HP dan komputer kasir baru tampil di web sesudah perangkat itu sinkron. Pita di atas daftar menyebut perangkat yang belum mengirim.
Salah catat
Catatan tidak bisa diubah atau dihapus. Tekan "Batalkan" di catatan itu dan tulis alasannya. Pembatalan dicatat sebagai catatan baru:
- Pengeluaran dari laci yang dibatalkan kembali ke "Seharusnya" di shift yang terbuka saat itu. Kartu Laci menulisnya di baris "Pengeluaran dibatalkan", bukan sebagai setoran.
- Laporan hari pengeluaran itu dicatat tidak berubah. Pembatalan mengurangi hari pembatalan dicatat.
- Catatan hanya dibatalkan di tempat ia dicatat: catatan HP atau komputer kasir di perangkat itu, catatan web di web.